Kaufmännische Assistenz für das Dokumentenmanagement (m/w/d)

Du liebst es, Dokumente effizient zu erstellen, zu bearbeiten und zu archivieren? Kommunizierst komplexe Infos klar und arbeitest gern im Team?

Dann haben wir das Richtige für dich!

Documentation Management Assistant - (m/w/d)
Jahresgehalt: 45.000 EUR bis 61.000 EUR

Die Stelle ist ab 01.06.2026 zu besetzen und derzeit vorläufig für 24 Monate befristet  - Option auf Übernahme beim Kunden

Das kannst du von uns erwarten:

• Variable leistungsbezogene Vergütung/Prämie
• Arbeitszeitkonto
• Wochenarbeitszeit 37,5 Std.
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Bis zu 30 Tage Tarifurlaub
• Verantwortungsvolle Aufgabe in einem innovativen pharmazeutischen Unternehmen
• Ausführliche Einarbeitung durch ein motiviertes Kollegenteam
• Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung
• Betriebsrestaurant und Teamevents

Das sind deine Aufgaben:

• Eigenständige Organisation, Koordination und fristgerechte Bearbeitung von Fachbereichsdokumenten und Berichten unter GxP-konformer Systemnutzung
• Steuerung des gesamten Dokumentationszyklus (Erstellung bis Finalisierung/Approval) inklusive Workflow-Koordination und technischer Umsetzung
• Monitoring und kontinuierliche Weiterentwicklung der Template-Landschaft durch Konzeption, Erstellung und Optimierung von Vorlagen, Manuals und Best Practices
• Einführung neuer Mitarbeitender in die Dokumentenmanagement-Prozesse sowie zentrale Ansprechperson für system- und prozessbezogene Fragestellungen (insb. EDMS-for-Submission, GxP-Archivierung und Formatierung
• Eigenverantwortliche Sicherstellung der ordnungsgemäßen Rohdatenarchivierung gemäß GLP-, GCP- und non-GxP-Anforderungen in der Funktion als zentrale Schnittstelle
• Wahrnehmung der Key-User-Funktion und des First-Level-Supports für relevante Systeme sowie Koordination von IB QC Checks für CPS-Funktionen.
• Recherche von Publikationen und Referenzen sowie Beantragung und Verwaltung von Referenznummern für diverse Dokumententypen
• Vertretung des Fachbereichs bei Audits und Inspektionen

Das bringst du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische oder naturwissenschaftliche Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung oder eine Ausbildung zum medizinischen Dokumentar (m/w/d) oder vergleichbare Qualifikation mit langjähriger Berufserfahrung im Dokumentation Management
• Mehrjährige fundierte Erfahrung in den relevanten Prozessen sowie im Umgang mit den entsprechenden Systemen innerhalb des Verantwortungsbereichs
• Erfahrung bei der Bearbeitung klinischer und nicht-klinischer Dokumente oder Dokumentteilen ist essentiell
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie eine ausgeprägte Bereitschaft und Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten
• Kommunikationsstark, Serviceorientiert und ein freundliches, souveränes Auftreten gepaart mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit
• Teamplayer mit eigenverantwortlicher, proaktiver und lösungsorientierter Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Bereitschaft zur regelmäßigen Vor-Ort-Präsenz und zur engen Zusammenarbeit im Team