Verwaltungskoordinator (m/w/d)

Als Organisationstalent unterstützt du das Team im Tagesgeschäft und stellst effiziente Abläufe im administrativen Bereich sicher!

Unser Kunde sucht ab 01.06.2026 eine(n)

Administrative Coordinator Professional in Teilzeit (m/w/d)
Jahresgehalt: 22.000 EUR - 30.000 EUR

Die Stelle ist derzeit vorläufig für 12 Monate befristet - Option auf Übernahme beim Kunden

Das kannst du von uns erwarten:

• Variable leistungsbezogene Vergütung /Prämie
• Wochenarbeitszeit 18,75 Std.
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Bis zu 30 Tage Tarifurlaub
• Verantwortungsvolle Aufgabe in einem innovativen pharmazeutischen Unternehmen
• Ausführliche Einarbeitung durch ein motiviertes Kollegenteam
• Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung
• Betriebsrestaurant und Teamevents

Das sind deine Aufgaben:

• Selbstständige Durchführung anspruchsvoller Assistenz- und administrativer Sachbearbeitungstätigkeiten einschließlich der Erledigung sensibler und vertraulicher Themen
• Eigenverantwortliche Durchführung von Assistenz- und Sachbearbeitungsaufgaben unter Einhaltung interner und externer Vorgaben sowie der Berücksichtigung von Qualitäts- und Terminzielen
• Optimierung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse sowie Übernahme von individuellen Projekten und Extraaufgaben
• Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen sowie die Regulierung administrativer Abläufe
• Funktion als Multiplikator*in für bereichsübergreifende Themen innerhalb der Organisationseinheit
• Betreuung externer Gäste inklusive Anmeldung, Empfang, Abholung und Begleitung zu Meetingräumen

Das bringst Du mit:

• Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Managementassistenz, Fachwirt o. ä. sowie mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und die Skills sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten
• Erfahrung im Projektmanagement
• Vernetztes Denken sowie sicheres Priorisieren in einem dynamischen Arbeitsumfeld 
• Kommunikationsstark, serviceorientiert und diskret im Umgang mit sensiblen Informationen
• Eigenverantwortliche, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Teamgeist
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Bereitschaft zu regelmäßiger Vor-Ort-Präsenz (an 3 Tagen/Woche) sowie flexibler Arbeitszeitgestaltung und zusätzlicher Unterstützung bei Terminen und Besprechungen
  
  Wenn du durchstarten willst, freuen wir uns auf deinen Lebenslauf an: biberach@hey-cleo.de